juillet 2025 | 10 minutes
Perspectives
L’IA au service des achats
Le département des achats d’une PME, n’est pas qu’une simple plateforme où il est question de chiffres ou de bons de commande. C’est un écosystème vivant, fait d’analyses, de relations, de négociations et d’adaptation permanente qui demande, à ceux et celles qui y travaillent de faire preuve de sens de la collaboration, d’assertivité dans la gestion des conflits, de rigueur et de maîtrise des outils ERP.
Dans cet environnement mouvant, l’intelligence artificielle s’installe avec délicatesse pour soulager, simplifier et accompagner les employé·es de commerce dans l’exécution de leurs tâches quotidiennes.
Traduire un devis en un clic, corriger une note d’intention sans hésiter, recalculer une simulation d’achat en quelques secondes, c’est désormais plus simple et plus rapide avec l’IA.
En outre, l’IA peut également aider les collaborateur·trices du département des achats, pour rédiger des correspondances: leur message d’absence, leur demande d’augmentation, leur demande de devis, voire même des réponses diplomates à des courriels agressifs.
Elle devient un soutien du quotidien, presque invisible, mais profondément utile.
L’IA au service du quotidien
L’IA peut servir de support administratif et rédactionnel. Elle assiste à la rédaction et synthèse des courriels et des rapports, à la préparation de certaines demandes, et à la traduction automatique des documents.
Elle soutient le·la collaborateur·trice dans l’analyse des données en segmentant celles-ci par catégorie, fournisseur ou période par exemple. Elle peut également détecter les anomalies dans les reporting et élaborer des tableaux de bord automatisés.
L’IA contribue à l’optimisation des approvisionnements. Elle aide à analyser le marché, réaliser des prévisions de rupture de stock, proposer des techniques et procédures de réapprovisionnement, sélectionner des fournisseurs selon des critères prédéfinis, ou encore à planifier les achats.
Pour prendre des décisions stratégiques éclairées, l’IA s’avère aussi être un excellent allié. Elle peut simuler différents scénarios budgétaires ou logistiques, gérer aussi bien les risques fournisseurs que les risques géopolitiques et analyser la rentabilité des activités.
En d’autres termes, l’IA est un assistant transversal, peu coûteux et optimal qui allie pilotage stratégique et exécution opérationnelle.
Pas besoin d’investir lourdement: la plupart des outils IA sont accessibles en version freemium, intégrables dans des usages quotidiens simples. Et si vous vous demandez lesquels le sont, demandez à Chatgpt!
Quand l’IA atteint ses limites
Malgré les avancées considérables de l’IA, il existe encore plusieurs activités où l’intelligence artificielle ne peut pas, ou peut très difficilement, intervenir. Ces limites sont techniques, éthiques, contextuelles ou humaines.
Les négociations stratégiques, comme par exemple, celles d’un contrat à long terme ou un renouvellement de partenariat, impliquent l’intuition, le langage non-verbal, l’empathie et la diplomatie… autant de dimensions que l’IA ne maîtrise «toujours» pas.
Aussi, l’IA ne comprend pas les dilemmes moraux, ni les enjeux politiques internes. Choisir un fournisseur éthique ou décider d’écarter un fournisseur controversé, par exemple, n’est pas dans ses cordes.
L’IA ne peut pas penser «hors cadre» ou innover de manière intuitive. Créer un nouveau partenariat atypique ou réinventer une chaîne logistique improbable n’est à ce jour pas dans ses «compétences».
De plus, le fait que certaines informations doivent absolument rester confidentielles: tarifs négociés, données bancaires, documents contractuels sensibles… restreint son utilisation. Certains éléments jugés sensibles ne peuvent pas être confiés à des IA externes ou non maîtrisées.
Nouvelles fonctions et métiers
Avec l’IA, certains postes s’adaptent et d’autres émergent. Cela se traduit dans le département des achats par:
Nouveaux postes
Chatbot PAO désigne la personne responsable des chatbots et de l’automatisation des demandes ou FAQs.
Procurement Data Scientist est un titre accordé à la personne en charge de la mise en place de l’automatisation des tâches dans les achats.
Evolution des postes classiques
Le·la responsable des achats devient parfois acheteur·teuse digital·e, notamment lorsque l’entreprise adopte des plateformes d’IA pour le sourcing ou des tableaux de bords automatisés.
Postes hybrides
Le·la procurement Tech Lead ou encore le·la E-procurement manager, allie compétences numériques et logistiques. Il·elle supervise et optimise les achats en intégrant des outils digitaux et des solutions IA pour accélerer les processus d’approvisionnement.
Intégrer l’IA en epco
L’entreprise de pratique commerciale, permet aux stagiaires de vivre des situations professionnelles réalistes, de développer des compétences recherchées par les entreprises, et de (re)découvrir l’environnement professionnel actuel. Et quoi de mieux que l’utilisation des outils IA, à la fois pédagogique et pragmatique, pour refléter les évolutions réelles des métiers du secteur tertiaire.
Pour un·e formateur·trice ou coach, inciter les responsables achats (ou les stagiaires du département achats) à utiliser des outils d’intelligence artificielle (IA) est à la fois malin et indispensable.
Vous êtes coach, formateur·trice en epco et vous vous demandez comment faire?
- Commencez par sensibiliser les apprenti·es ou stagiaires à la place croissante de l’IA dans la fonction «achat». Présentez des cas concrets et montrez comment des outils comme ChatGPT, Power BI, ou Excel avec l'IA sont déjà utilisés dans de grandes entreprises suisses.
- Autorisez-les explicitement et encouragez-les à utiliser l’IA pour réaliser leurs missions et activités.
- Intégrez l’IA dans des tâches pratiques. Demandez-leur d’utiliser par exemple, Chatgpt pour rédiger des emails, générer des tableaux comparatifs ou de créer des scripts de négociation.
- Incitez-les à utiliser Canva IA pour concevoir diverses présentations professionnelles.
- Proposez activités concrètes comme des mini-scénarios à résoudre avec IA ou des jeux de rôle IA vs humain.
- N’hésitez pas à valoriser l’autonomie et l’expérimentation. Encouragez-les à tester eux-mêmes différents outils freeniums.
- Invitez-les à vérifier la véracité et l’exactitude des réponses générées et rendez-les attentif·ves à la confidentialité des données.
- Et surtout, faites de l’usage de l’IA un critère de valorisation des compétences acquises aux achats!
